在家办公别崩溃,7个关键点,让你的效率不降反升

管理的常识

作者|宋春涛 来源|管理的常识(ID:Guanlidechangshi)

在新冠肺炎疫情还在持续的当下,远程办公变成了本土企业的职场新常态,曾经仅作为辅助工具的线上办公软件,如今已成必需品。

对于习惯了在灯火通明的写字楼死磕,适应了上班通勤挤地铁,中午时间等外卖,加班回家靠滴滴的Mary Lee(中文名李翠花), Peter Ma(麻铁柱)们来说,写字楼996变成了居民楼里007,一下子还真有些不适应。

但不管怎样,拥抱并适应变化是当代职场人的必备素养,如何在远程办公逐渐成为趋势的今天,提升工作效率和效果,是管理者不得不面对的重大课题。

为此,常识君特别邀请到了具有20年人力资源管理、企业咨询从业经验的宋春涛老师来分享一下他的观点和经验。以下,Enjoy:

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(图片来源:摄图网)

从员工的角度来看,远程办公面临着工作效率和工作效果的双重挑战。

工作效率的问题主要表现一是拖拉,每一个人在失去监督的状态,都容易偷懒,小孩子如此,成年人其实也一样,尤其是在工作任务具有一定难度和挑战的情况下;

二是干扰,在家办公意味着工作场景和生活场景的交叠重合,你可能正正襟危坐在客厅的角落里开着电话会,突然熊孩子抱着足球向你袭来,嚷嚷着让你跟他玩一会儿……

工作效果方面,原本在公司可以面对面沟通、拍板、解决的问题,现在一定要通过书面或者语音来进行,从老板那儿得到的指引很有可能并不充分完整,甚至你的同事或下属误解了你的信息,交付了错误的结果……

那么,到底什么才是远程办公的正确打开方式呢?

首先我们来关注如何能够提升远程办公的工作成效,整体而言就是要确保我们身处在家里,也在做正确的事情,具体有如下三条建议:

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提升远程办公工作效果的

3条建议

1.针对业务设定正确的工作目标

远程或者在家办公的状态下,我们能够从公司、从上级获取信息的渠道变少、数量变少、质量降低,这会直接影响我们设立目标的质量高低。一旦个人目标与团队目标、组织目标发生重大偏离,那么就无法交付高质量的工作成果。

如何在家中办公也能设立正确的工作目标?

我的第一个心得是学会识别组织、团队在当前阶段最重要的业务重点。

举个例子,在当前疫情严重的形势下,很多实体零售企业的线下生意都遇到非常巨大的挑战,那么如何通过微分销、微信群营销来带动生意增长,就成了这一类企业当前最大的重点。

每一位员工,不论岗位是在零售一线,还是在支撑业务的中台,还是后台职能团队,都必须思考如何能够推进线上业务。

我的第二个心得是做好充分共识,利用电话、微信、邮件等沟通渠道,做上上下下的充分讨论,确保你的工作目标能够做到对上承接、对下分解,这样才能实现所谓“力出一孔”。

2.基于目标,制定合理的工作计划

当你有了正确的工作目标,接下来就必须通过合理的工作计划来对目标的实现进行落地承接。

简单来说,工作计划必须能够体现在什么时间前,谁来负责,完成哪些工作,使用哪些资源,达到何种结果。

疫情之下,考虑到外部环境的变化非常之快,因此我们建议大家远程办公的时候,更多以周为单位来制定工作计划,以天为单位来明确需要达到的工作目标和产出的任务结果,然后每周对工作计划进行动态调整。

3.根据优先级,把计划拆解为关键任务

在家办公时,每一个人必须将每周工作计划,细化拆解为每周、每天的任务清单,也就是我们经常说的to do list。

以人力资源工作为例,疫情期间,我的短期目标之一是管控好公司的人力成本,新年第一周的工作计划是形成一份特殊时期公司人工成本应对策略,其中包括以下三项工作任务:

一、与管理层共识人工成本管控目标;

二、分析每月人工成本构成;

三、讨论人工成本管控手段。

需要提醒大家的是,罗列任务清单的时候,必须基于重要性和紧迫度,确定每项任务完成的优先级。因为远程工作相对容易受到干扰,只有以终为始,想清楚自己每一天必须产出的重点成果,才不会偏离工作主航道。

对我来说,上面的三项工作任务当中,毫无疑问,第一项任务是优先级最高的任务。

一个自我激励的小技巧是,在工作过程中,当你每完成一项任务,你可以在后面打一个勾,一天工作下来,如果大部分的任务都被打上了勾,你会有满满的成就感。

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提升远程办公工作效率的

3个方法

在确保远程办公的工作效果(do right things/做对的事情)的同时,我们也要关注如何能够提升远程办公的工作效率(do things right/把事情做对)。对此,我们同样有三条建议:

1.划定一块专门的办公区域

首先,不管你的房子面积多大或多小,尽量让你的办公区域与日常生活起居空间做有效区分,最好能固定在家中的某个位置,比如书房或者客厅不受打扰的一个角落。

其次,配备好相应的办公设施。

一位在IBM工作多年的老朋友跟我分享了她的建议:人体工程椅(非常非常重要!)、稳定的无线网络、有静音及免提功能的固定电话、笔记本电脑、耳机、打印机…..

第三,一定要跟家人,尤其是家里的熊孩子提前约法三章,不要在你工作的时间打扰你。

如果他能做到,你可以给他一点小小的奖励。这个假期结束,我开始在家办公的时候,7岁的女儿总是很好奇我为啥一直在书房打电话,经常推门进来各种搭话,后来我答应她如果她不在我工作的时候打扰我,我就午饭之后陪她玩30分钟并且奖励她一个糖果,果然她的表现就好多了。

2.制定一份可执行的工作日程表

工作效率的背后实际上是每一个居家办公的人,对自我的有效约束和对时间的有效管理。

自律的管理者会给自己制定一份可执行的工作日程表,确保上午有2.5-3小时,下午有4-5个小时的有效工作时间。

如何确保你的工作时间真正被有效利用呢?

番茄工作法是被广泛推荐的一种方法,你需要集中精力工作45-50分钟,然后休息5-10分钟,每一天的工作时间被切割成这样一个一个独立的“番茄时间”。

番茄工作法操作起来看似简单,如果要真正发挥作用,我有两个心得:

一是每个番茄时间最好能够匹配一项具体任务大致需要的时间,比如回复一封重要邮件、组织一次团队的线上沟通等;

二是在一天结束的时候,对自己当天的番茄时间、工作效率、任务达成做复盘评价,这样才能不断优化和提升番茄工作法的实施效果。

3.善用各种远程协作工具

无论是企业自建的OA系统,还是市面上主流的远程办公协同软件,都是帮助我们在家办公模式下,提高沟通协作效率的利器。

主打即时通讯方面主流软件有企业微信、飞书、阿里钉钉等。

在文书工作方面,文档协作工具有金山的WPS Office,为知笔记、印象笔记、腾讯文档等。而其中诸如飞书、阿里钉钉、腾讯会议等软件,厂商已宣布限时免费开放,大家可以根据企业和团队需要选择。

在远程工作模式下,电话会议同样是一种重要的沟通协作方式,开好电话会议同样可以提升工作效率,这个主题我将专门撰文分享。

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最后的建议

在家办公期间,每天保证适当的运动量,保持良好的身心状态。

除了以上六条建议帮助我们提升远程办公的效率和效果,还有一个现象值得我们关注,那就是宅在家里办公时间久了,容易养成一些不好的习惯,比如昼夜颠倒,饮食不规律,久坐不动等等,这些坏习惯都会影响身体健康。

因此,保持良好的生活习惯,规律作息,适量运动,对于在家工作者也是非常必要。

我自己的作息和运动规律是,每天早餐前,确保有1个小时的运动时间。

当下的特殊时期,我选择的是跳绳、哑铃、健腹轮这些在室内就可以完成的有氧+无氧项目;每天上午11点和下午4点,我会再分别运动15-20分钟,以俯卧撑、平板和卷腹为主。

运动带给我们的除了以良好的身心状态从容应对每天高强度的工作压力之外,还能培养我们始终如一、慎独自律的优良品格。

《淮南子说山训》曰:“君子慎独,如兰生幽谷,舟行江海,无人也始终如一。”

在我看来,始终如一、慎独自律才是是确保管理者远程工作效率和工作效果的根本。

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