叶军：善用新技术，提高组织力

来源于微信公众号：笔记侠(ID：Notesman)

初级笔记达人 | 杨小兔

轮值主编 | 智勇  责编&值班编辑  | 青羊

内容来源：酷学院与钉钉联合主办的「酷绚组织力｜ 2023开年第一讲」。

分享嘉宾：叶军，阿里巴巴集团副总裁、钉钉总裁。

数字化

笔记君邀您阅读前，先思考：

如何用数字化技术，提高组织力？

数字化技术，到底先用来提升业务能力，还是先用来提升组织能力？

今天和大家分享，企业如何借助数字化技术，驱动组织力创新的一些思考。

人类社会的发展过程中，技术的进步往往会推动时代的变革。

回顾农业时代，人力、手工工具和畜力的大量使用，使我们的生产力得到了提升；

工业时代，电力的广泛推广和应用，使得整个社会的生产力发展突飞猛进；

如今身处信息时代、数字时代，计算机的算力、大数据、云计算、AI等技术的发展，也为各个行业的发展带来了变革。

每一位企业家都应该思考，如何借助数字时代最新的技术工具，去帮助企业的组织力创新，去管理一家公司。组织力的创新和业务发展密切相关，组织力是业务发展的保障，业务发展又会反推组织力不断升级。 

一、有组织力的企业

在不同的企业家眼里，对于组织力或许有不同的定义。我认为一家具有组织力的企业应该拥有以下三个特征：

1.具有持续的创新能力

一个有组织力的企业，首先要具有持续的创新能力。这样的创新不是一次性创新，其背后是能坚决正确地执行并落地战略，以及对资源高效使用。

钉钉过往的8年，从最早的企业级IM(即时通讯)市场切入，做了以打卡考勤为基础的“智能人事”，然后逐渐上线了移动审批，改变了很多原来纸质审批的办公现状，现在大量的企业都在使用无线设备、智能手机，来完成审批和下达管理层的一些决策。

最近几年钉钉在做低代码的创新和推动，在教育行业中基于钉钉做“家校沟通”产品的业务创新，以及钉钉在 SaaS(软件即服务：Software as a service)产品形态上进行创新，产生了专业版、专属版、专有版等商业化的创新。

2.坚持客户第一的态度

第二个有组织力的表现，是坚持客户第一。

一方面，不管业务做到多大，一个企业都要始终坚持客户第一的态度，并且有能实现客户第一的能力。

大家都知道一个企业做大以后，从企业的基层到管理层的反应链路会变得非常长。当客户侧发生一些需求变化，或者有一些客户投诉的时候，管理层不一定能够快速地获得该信息并且做出改进。

另一方面当管理层有一个重要的战略决策时，想要把决策落地到一线员工，是一个非常漫长的过程，可能要长达几个月。而且很多时候，一线员工真正理解到的与高层想要传达的不一定是一致的。

所以如果一个组织能够敏捷响应客户市场需求，能够让组织保持高效运转，这样的组织就是有“客户第一”能力的组织。

3.降低组织运营成本

成本降低不是减少人员从而降低人力成本，更多地是指沟通成本的降低，决策成本的降低，以及创新试错成本的降低。

这三种成本的降低，是一个企业从创新期走向成熟期，成为大型企业过程中一定会遇到的挑战。一个处于创业期的企业，往往能够以很低的沟通成本，做快速的决策，以及犯错后立刻进行调整。

创业企业这种“船小好调头”的能力是一个天生的优势，但往往随着业务的发展，客户的增加，产品规模化的商业化生产，组织会变得越来越庞大，这时候进行一个决策调整或业务调整就会变得非常漫长。

如果有一个企业能够具备降低组织运营成本的特征，其组织力应该是不会差的。

二、“两个数字化”

助力企业的组织力提升

如何用数字化方式帮助企业达成组织力？

钉钉在过往的几年实践中，找到了一个确定性的路径。

这并非唯一的路径，也不一定是最合适的路径，但一定是一个可以执行的确定性方法论。我称之为“两个数字化”，分别是指组织管理的数字化和业务经营的数字化。

1.组织管理的数字化

通过数字化技术，可以帮助一个企业在内部非常方便地共享战略目标，实现企业的“上下同欲”；也可以非常高效地推进团队协同，令部门之间信息的交换变得更快，部门之间的协作成本变得更低更容易。还可以帮助企业里面的一线优秀员工，不断产出好项目或者好的想法和点子。

企业的团队越来越大，从几个人变成几十人、几百人甚至几千人的时候，内部管理员工的很多困难就会产生，比如干部的选拔，组织结构的合并或者拆分，以及员工的晋升激励，发年终奖等。

以前都是借助一些有经验的管理者来担任重要的管理岗位，做好管理工作。如今有了数字化技术的支撑，可以让每一个普通的管理者迅速具备60分以上管理人员的及格水平。

借助数字化技术，很多管理者的管理质量或管理效果会变得更加精准，从而让组织能够变得敏捷，让每个个体的创造力得到更好的激发。

组织力的整体提升是企业发展的根本，有好的组织力才会有好的业务产出。

在组织管理过程中经常会经历这样一个过程。

首先，是在业务策略制定前期的环境感知，包括对政策、技术、趋势、风险等进行感知，常用的方法有PEST(宏观环境分析)、SWOT(态势分析法)、四看三定等方法。

其次，基于这些环境的感知，进行战略的制定，战略制定也是管理企业和管理团队达成共识的过程。

再者，达成共识之后，一般会进行组织的设计和组织结构的调整。

最后，就是团队协作的执行过程，与此同时还要做好一线优秀员工的激励。

这是一个组织发展的常规管理设计过程，如果不借助数字化技术工具，整个过程会产生脱节，难以了解落地的过程，结果也往往难以达成。

因为有了数字技术的帮助，这个过程会变得透明，彼此能够相互看见，不断对齐修正确保结果达成。

① 数字技术推动组织的管理创新

借助钉钉这样的数字化技术工具，组织管理过程中有两件事情是能够有立竿见影效果的。

第一件事就是用数字技术，让一个组织围绕一件事情，或对一个项目的资源投入更聚焦，让投入产出比变得更高。更具体来讲，说的其实是从战略到执行的连续性管理。

企业经常在经营管理过程中的一个痛点，就是从战略到执行的连续性不够。管理者常常会发现你做的战略，等执行到一线的时候，可能已经变了；或者花了很长时间才能将战略传递到一线去执行。

数字技术可以帮助我们实现，从目标设定到落地执行整个过程的透明化，让每一个团队互相之间看到过程中发生的事情，及时发现问题，及时产生协同，及时进行问题的更新迭代。

第二件事，是给组织里面有想法、有能力的人授权。

在没有数字技术之前，这两件事情非常依赖于管理者的经验，有了数字技术之后，这两件事情就变得更加容易一些。

第三件事，是关于组织的扁平透明。

扁平透明也是一种“授权”，在组织里面经常有员工认为自己是“有心无力”，这是很多员工的反馈。在我们曾经是一线员工的时候，可能也会有这样的抱怨，这类抱怨也许不可能消除，但可以借助一些工具减少，让抱怨背后的问题能够被弱化、被解决。

所以我们鼓励老板给员工写周报，这是钉钉一个坚持了很多年的组织文化。

每天会有管理者给自己的员工写“钉钉的一天”，把管理者对今天钉钉一天发生的问题、重要的进展、产品上的变化、客户层的反馈，以及服务部门、客服部门得到的投诉，都全部反馈出来，并且管理者会加上自己的观点和洞察。

这些信息每天跟一线员工进行传递，可以让员工更好地理解组织在想什么，管理层在想什么，不需要去猜，因为每天都可以进行一次“对焦”，使组织能够变得更加“扁平”。

同时员工的周报，鼓励公开，这样周报可以直达老板，老板也可以进行及时的反馈，这种上下及时的互动，可以让组织变得更加像一个生命体，更加的扁平透明。

所以扁平透明既是一种授权，让员工觉得在组织里面有存在感、归属感和责任感，同时也让组织充满协同上的便利，减少不必要的阻力。

② 数字化工具带来的及时沟通

很多企业的管理问题，百分之七八十可能都来自于沟通问题。

在钉钉的组织管理过程中，鼓励每个人有问题及时同步，有客户投诉，即使在员工面前进行暴露，也要让每个管理层听听内部客户投诉的声音，每天都要听客户投诉电话，听到问题以后要解决问题。整个过程是对沟通及时性的保障。

很多人说沟通多了可能会打断工作，这是一个利弊的问题，我们要用好“利”的一面，同时尽量减少不必要的打扰，所以也鼓励大家把一些好的观点形成文档沉淀下来，发给自己的团队和协作方。

会议也是一种沟通形式。很多企业从战略到执行是通过会议来推进的，大量开会会导致“文山会海”的低效状态，所以员工的抱怨非常多。很多优秀的管理者都在思考，如何高质量地开会。

数字化工具可以帮助企业用非常简单的方式开出高质量的会议。钉钉有一个产品叫“钉闪会”，通过“钉闪会”，可以帮助会议的组织者做到规范有结构的会议管理，下面我展开介绍一下。

a.会前准备

会前，鼓励每一个参会人员提前准备议题，而不是在会议现场临场发挥。

钉钉提供了很多模板，类似于亚马逊的Six Pages（六页纸），以及ToB行业经常用的“四看三定”等。

通过这些模板的结构化，可以帮助思考，把我们的思想和想法写下来，形成结构化文字，方便自己沉淀和别人查看。

b.互相阅读

有了会前准备以后，就可以在会前进行充分的互相阅读，对互相的观点进行了解，提前识别问题的焦点，减少在会议过程中突发的一些意外争吵和无止境的时间浪费，所以需要提前进行充分沟通。

c.目的性讨论

在会议过程中，鼓励所有参会人员带着目的进行讨论，而不是针对会议的每一个细节展开讨论，很多细节可以在会前进行提前对焦和评论，在工具里面进行评论。

在会议过程中，针对议题的重点直接聚焦讨论，让会议质量变得更高。参会人员也知道自己需要在会议的哪个环节发表观点、输出贡献、提供信息。

d.记录结论

对于会议过程中形成的结论，通过数字化工具，可以把结论和共识非常清晰的记录下来，也可以在会议过程中形成待办事项，以及会后需要跟进的行动事项。

“钉闪会”这样的数字化工具，提供了闪记的功能，把会议过程全程录制下来，形成回放，还可以将语音自动转变成文字。通过这样的方式，回顾会议以及会上的决定，让没有参会的人，回看当时讲了什么。

e.任务跟进

很多会议结束后没有结论，或者有了结论没有执行，等到过一段时间再开会，回顾后发现上一次的行动并没有做。那么，数字化工具可以有效地跟进任务，打通项目管理系统，形成执行任务，把每一个在会上形成的待办事项和任务行动，分配到具体的人。

当下一次周会或月会开展时，第一个环节，就可以导入上次会议没有完成的，或当时留下的一些议题，这叫做“闪电回顾”。在钉钉的组织管理过程中，每一场周会、例会，甚至一些重要的项目会议，都使用这样的工具进行管理。

通过这样的工具，会议管理变得非常高效，避免了很多无意义的会议，让很多员工、产品经理可以静下心来聚焦在自己的代码、产品设计方案、交互的设计稿上。一个创新力的组织应该有这样的工具来支撑。

一个组织经过有经验管理者的管理，同时借助数字化工具的支撑，其管理应该会变得更加科学和理性。

最终组织管理有没有效果，还是体现在业务打胜仗的能力上。只有不断实现业务结果，并让公司的员工看到，这样的组织力才会真正成为每个员工内心认可的一种组织力，而不是管理者自己认可的组织力。这就是工具和方法配合的最终结果，也是实现组织力数字化非常好的方法论。

2.业务经营的数字化

在业务经营的数字化方面，可以通过数字技术帮助企业经营变得更加灵敏。企业在经营过程中经常会调整业务策略和业务流程，甚至改变业务模式。每次改变都意味着人员的调整，组织的变动，甚至是市场的重新调研。

应用数字技术，可以快速地做出调整，也可以借助数字技术，快速地洞察到一些问题的产生，以及市场变化的产生，从而做出最快速的调整。

① 全链路数字化

在很多企业的经营过程中，企业的管理层都试图打造一个敏捷组织，让组织能够快速试错，快速创新。小型创业企业往往有这样的特征，可能不需要借助太多的数字化工具。因为管理者就是企业的发动机，可以及时调整创业团队，对于十个或二十个人做一些调整，做一些变革。

但随着组织的变大、企业的发展、客户的增加，没有数字化工具，没有全链路数字化能力的支撑，很多判断就会变成一种纯粹的感受。纯粹的感性在更大的组织里面，会面临更多的管理性风险。

所以随着创业组织变大，如何始终能够保持敏捷性，保持快速试错和试错成本的降低，这是一个现代科学管理所必须思考的问题。

随着组织变大，很多企业经常会面临业务单元增加，以及业务规模扩展。在这个过程中，人事、财务、行政、采购、生产、供应链等业务系统的数字化建设非常关键。

以阿里巴巴集团发展为例，阿里巴巴集团从最早的B2B跨境贸易业务，发展到今天， 1688、淘宝、天猫、盒马、阿里云等越来越多的业务出现在一个大型企业里面，员工数也从原来的千人成长为二十几万人。

在这个过程中，如果没有一个全链路数字化的工具支撑，可以想象管理模式、管理过程、管理成本是非常大的，由此持续创新也会受到影响。

强大组织力会助推业务发展，业务的成长也会反向推动组织力的提升。不断打胜仗，可以让组织变得更有信心，更加愿意创新并变得更加高效。在传统企业中，业务的成功往往是借助于管理者推动各种线下会议，或者阶段性开展一些组织的发展和培养，包括一些庆功会的形式。

其实最好的组织成长在业务过程中就能够产生。在业务过程中，通过全链路的数字化，让数据能够沉淀下来，通过数据帮助决策、帮助组织变革，这是一个更好、更及时的模式。

② 低代码是实现业务数字化的趁手工具

通过对钉钉上企业的观察，看到这么一种趋势，很多企业借助低代码工具，把业务流程进行数字化，能够用非常少的人和非常及时的方式落地业务过程，把复杂线下的业务过程马上能变成一个线上的业务流程。

龙辉起重是山东的起重机企业，他们借助低代码开发工具，在钉钉上用低代码搭建了200多个流程表单应用，串联起了龙辉起重工厂的“财、物、人、事”，沉淀了大量数据，让管理层对企业的生产经营情况了如指掌，做到不凭经验拍脑袋，让决策更科学，实现了组织管理和业务生产双重数字化。

③ 钉钉数字化工具在业务经营过程中应用

钉钉是一个“PaaS化”的底座，过去两年经过钉钉的不断投入，我们进一步开放钉钉的底层能力。将API（应用程序接口：Application Programming Interface）从原来的700个发展到了3000多个，除了开放API之外，还提供了大量的PaaS能力，来降低企业数字化的成本。

比如低代码能力，它可以帮助企业的行政、财务、HR等工作一线的部门人员，迅速地将工作流程数字化，也提供了酷应用的能力，将ERP（企业资源计划：Enterprise Resource Planning）业务系统打碎以后，重构到最高频的聊天和个人资料界面，从而使多角色、跨组织协同变得随时随地可以进行。

在8年的发展时间中，钉钉已经服务了6亿用户，2300万家企业组织和学校，与很多500人以上、2000人以上企业和组织机构进行接触时，我们能够更加明显地感觉到大家对于数字化技术的诉求比以往变得更为迫切。

不要小看一个数字化的打卡考勤功能，它能帮助大量的中小企业把管理做好；也不要小看任何一个低代码工具，它可以帮助一个超大型企业进行业务流程的快速重构。

我们坚信数字化技术能够驱动组织力的持续创新，也期待越来越多的企业能够使用好数字化技术和工具。

本文来源：公众号 @笔记侠。中国新商业知识笔记共享社区，微信最具价值排行榜：职场榜第一、总榜前三。独家笔记支持湖畔大学、混沌大学、青腾大学、高山大学、中欧创业营、京东商学院、北大国发院等顶尖商学院课程，BAT、TMD、小米、华为、网易等知名企业，丁磊、傅盛、李善友等知名人士，超过100万企业决策及管理层都在看。